Vergaderen in het nieuwe normaal?

Virtueel vergaderen. Digitaal samenwerken in gemixte teams. Deels thuiswerken, deels op kantoor. Het is in korte tijd ‘het nieuwe normaal’ geworden. Hoogste tijd dus om ook professionele randvoorwaarden voor je medewerkers te creëren.

Want laten we eerlijk zijn; het begint te irriteren dat je de eerste tien minuten van elke online meeting kwijt bent aan opstartproblemen. Daarom geef ik je enkele tips om het ‘nieuwe samenwerken’ beter te regelen.

Online vergaderkamer

Wat erg praktisch is, is om een ruimte in je bedrijf in te richten waar medewerkers met één druk op de knop verbinding kunnen leggen met collega’s of klanten op afstand. Alle apparatuur staat er klaar, de camera’s en microfoons zijn goed afgesteld en werken. Je hebt de mogelijkheid om je presentatie te delen en als je tekent op het whiteboard, is dat voor iedereen goed te volgen.

Integratie met telefonie

Waar je verder eens over zou kunnen nadenken, is de integratie van Microsoft Teams-toepassingen met een Xelion-telefoniecentrale. Dat is al goed te regelen. Je kunt dan met een Microsoft Teams-app

alles doen. Bellen, videovergaderen, documenten delen. Je hebt dan dus één robuust bedrijfscommunicatiesysteem, uitgebreid met videovergaderen. En dat allemaal met één app. Dat is een stuk gebruiksvriendelijker voor medewerkers.

Professionaliseringsslag

Bij Silvercloud Computing helpen we bedrijven om zulke stappen te zetten. Het maakt voor ons niet uit hoe je nu digitaal samenwerkt. Teams, Hangout, Zoom, Yealink Meeting, Skype; het is allemaal prima. Wat wij doen is die oplossing op een goede en veilige manier inbedden in jouw bedrijf, werkprocessen en ICT-omgeving. Ook zorgen we voor prettige digitale werkplekken, inclusief alle apparatuur die daarvoor nodig is.

Benut het momentum

Als bedrijf is dit hét moment om door te pakken. Medewerkers hebben kunnen ‘ruiken’ aan nieuwe manieren van werken en staan daar meer voor open dan ooit. Als jij nu de goede randvoorwaarden schept, is de kans groot dat je medewerkers al die handige oplossingen blijvend omarmen. Dat is goed voor de productiviteit in je bedrijf en zorgt dat je bijvoorbeeld met minder ruimte toe kan. We gaan graag een keer met jullie in gesprek over waar je nu staat en hoe jij de volgende stap kunt zetten.

Peter Sminia is managing partner bij Silvercloud Computing in Nijkerk.

www.silvercloudcomputing.nl