Bestuurder, alles onder controle?

Grote kans dat u als ondernemer ook buiten uw bedrijf uw talenten benut. Bijvoorbeeld als bestuurslid van een sportclub, school of kerk of goed doel of als lid van een toezichthoudend orgaan. Mooi, maar er zijn wel wat puntjes van aandacht als het gaat om verantwoordelijkheden.

Statuten
U leest ze waarschijnlijk niet elke dag door, maar het is wel belangrijk dat u als bestuurder handelt conform de statuten. Doet u dat niet, dan kan dat vervelende gevolgen hebben. Even een korte check-up:
– Is de bestuurssamenstelling en het aantal bestuursleden zoals beschreven in de statuten? Zo niet, dan zijn besluiten mogelijk niet rechtsgeldig en dat kan een behoorlijke impact hebben.
– In veel statuten zijn bepalingen opgenomen over de controle van de jaarstukken en/of boekjaarteksten. Controleer of er bij uw vereniging ook een statutaire controleplicht is. Zo ja? Dan moet de jaarrekening gecontroleerd worden door een accountant die zijn oordeel omtrent de jaarrekening uitdrukt in een controleverklaring.
– Matchen uw statuten niet meer met de huidige realiteit? Geef ze dan een opfrisbeurt. Let dan wel weer even op de formele route zoals deze in de statuten is beschreven.

Volmachten en bevoegdheden
Vaak worden binnen stichtingen of verenigingen taken en bevoegdheden gedelegeerd aan andere vrijwilligers of functionarissen die namens de organisatie mogen handelen. Vaak zie ik dat deze speelruimte in de vorm van een volledig volmacht wordt gegeven en dat de gemachtigde bijvoorbeeld ook een zelfstandige betalingsbevoegdheid heeft. Aangezien u als bestuur gezamenlijk verantwoordelijk blijft, zou ik adviseren om eens goed naar deze constructies te kijken. Het is beter als bij elke betaling twee personen betrokken moeten zijn. Let u er trouwens ook op dat volmachten en betalingsbevoegdheden van vertrekkende bestuursleden en functionarissen tijdig worden ingetrokken?

Fiscaliteiten
Verenigingen en stichtingen hebben de aandacht van de fiscus. Op gebied van loonheffing, omzetbelasting of zelfs vennootschapsbelasting kan er van alles spelen in uw organisatie. Denk bijvoorbeeld aan de vrijwilligersvergoeding die u mogelijk uitbetaalt, de kantine bij de sportvereniging en eventuele nevenactiviteiten die u organiseert om extra inkomsten te genereren.

Remco Nonkes is adviseur en accountant bij Alfa
Accountants en Adviseurs
h alfa.nl